Hướng dẫn sử dụng hệ thống
Chọn tab tương ứng với trang bạn cần xem hướng dẫn.
Agency Shop (GHN Web Shop)
Tài liệu hướng dẫn sử dụng toàn bộ website quản lý đơn hàng Agency Shop (shopvidu.chotdon.ai), thuộc hệ thống GHN Web Shop — nền tảng cho shop tạo và quản lý đơn giao hàng.
1. Đăng nhập
Truy cập shopvidu.chotdon.ai sẽ được chuyển tới trang Đăng nhập nếu chưa có phiên đăng nhập.
- Tên đăng nhập: số điện thoại đã đăng ký với shop.
- Mật khẩu: có icon con mắt để ẩn/hiện.
- Bấm Đăng nhập để vào hệ thống.
/register sẽ tự chuyển về trang đăng nhập) — tài khoản shop được cấp/tạo sẵn từ phía GHN, không tự đăng ký trên web này.
Quên mật khẩu
Bấm Quên mật khẩu? ở trang đăng nhập để:
- Nhập Số điện thoại đã đăng ký.
- Bấm Tiếp tục để nhận hướng dẫn/OTP đặt lại mật khẩu.
- Có thể bấm Quay về trang đăng nhập tài khoản để huỷ và trở lại.
2. Giao diện tổng quan
Sau khi đăng nhập, menu bên trái gồm 2 nhóm:
- QUẢN LÝ
- Đơn hàng
- CÀI ĐẶT
- Cài đặt
Đây là toàn bộ menu chức năng của hệ thống — trọng tâm là quản lý đơn hàng giao vận.
Góc trên bên phải có biểu tượng chuông thông báo và icon tài khoản (avatar) người dùng.
3. Module Đơn hàng
Truy cập Quản lý > Đơn hàng. Đơn hàng được chia theo 8 trạng thái, hiển thị dưới dạng tab ngang, kèm số lượng đơn ở mỗi trạng thái:
| Trạng thái | Ý nghĩa | Sub-trạng thái đã quan sát |
|---|---|---|
| Đơn nháp | Đơn mới lưu tạm, chưa gửi vận chuyển | — |
| Chờ bàn giao | Đã tạo đơn, chờ giao cho shipper | Chờ lấy hàng, Đang lấy hàng |
| Đã bàn giao - Đang giao | Đã lấy hàng, đang vận chuyển/giao | Nhập kho, Lấy hàng thành công |
| Đã bàn giao - Đang hoàn hàng | Giao không thành công, đang hoàn về | Chuyển hoàn |
| Chờ xác nhận giao lại | Cần xác nhận để giao lại | — |
| Hoàn tất | Đơn đã xử lý xong | Giao hàng thành công, Hoàn hàng thành công |
| Đã huỷ | Đơn bị huỷ | Đã huỷ |
| Hàng thất lạc - hư hỏng | Sự cố thất lạc/hư hỏng hàng | — |
202607070001). Khi đơn đã được bàn giao cho vận chuyển, mã đơn đổi thành mã vận đơn GHN (dạng chữ, ví dụ LAQ9EA).3.1 Danh sách đơn hàng
Cột hiển thị: Mã đơn hàng (kèm sub-trạng thái), Khách hàng (tên, SĐT, tỉ lệ hoàn hàng "TLHH", địa chỉ), Sản phẩm, Khối lượng (kg), COD (đ), Phí ship (đ) và bên trả phí (Shop trả/Khách trả), Phụ phí (đ), GTB - TT (Giá trị hàng - Tổng thu, đ), Người tạo/thời gian tạo. Ở tab Đã bàn giao - Đang giao có thêm cột Thao tác với nút Hoàn hàng cho một số đơn.
Có thể:
- Tìm kiếm bằng ô Tìm kiếm.
- Chọn checkbox từng đơn hoặc checkbox tiêu đề để chọn tất cả → hiện thanh hành động ở đáy màn hình cho phép Huỷ đơn hàng loạt (khả dụng ở các trạng thái Đơn nháp và Chờ bàn giao).
- Đổi số dòng/trang hiển thị ở cuối bảng.
- Bấm vào mã đơn hàng để mở panel chi tiết.
3.2 Tạo đơn hàng mới
Bấm Tạo đơn hàng mới (góc trên phải) để mở panel tạo đơn:
- Bên gửi: chọn địa chỉ gửi (lấy từ danh sách đã lưu ở Cài đặt), chọn Lấy hàng tận nơi và ca lấy hàng.
- Bên nhận: Họ tên, SĐT, số nhà/tên đường, Tỉnh/Thành - Quận/Huyện - Phường/Xã.
- Sản phẩm: tên, số lượng (SL), giá bán, khối lượng/kích thước từng sản phẩm.
- Khối lượng & Kích thước đơn hàng: khối lượng (kg), kích thước D x R x C (cm); hệ thống tự tính khối lượng quy đổi.
- Thông tin đơn hàng: Mã đơn shop (mã riêng của shop), COD, Giảm giá, Thu ship khách hàng, Giá trị hàng, tuỳ chọn Khai giá trị hàng / Giao-Trả 1 phần / Giao thất bại thu tiền, Ghi chú nội bộ, Ghi chú đơn hàng, Ghi chú xem hàng, Thanh toán (VD: Tiền mặt - Thu hộ COD), Nguồn tạo (VD: Facebook).
- Dịch vụ: chọn bên trả phí ship (Shop trả/Khách trả) và dịch vụ vận chuyển cụ thể (mỗi dịch vụ hiển thị phí ship riêng).
- Phụ phí: Phí bảo hiểm (khai giá), Phí giao/trả 1 phần, Phí giao thất bại thu tiền, Phí thu hộ — tự cộng vào Tổng phí vận chuyển và Tổng thu khách hàng.
Sau khi điền, chọn:
- Lưu nháp: lưu ở trạng thái Đơn nháp để hoàn thiện sau.
- Tạo đơn: xác nhận, chuyển sang Chờ bàn giao (sinh mã vận đơn).
3.3 Xem/chỉnh sửa đơn hàng
Bấm vào mã đơn để mở panel chi tiết, có 3 tab:
- Thông tin: toàn bộ thông tin đơn (chỉnh sửa được nếu đơn còn ở trạng thái nháp; chỉ xem nếu đã bàn giao).
- Lịch sử trạng thái: dòng thời gian các mốc trạng thái (thời gian, trạng thái, chi tiết địa chỉ/nhân viên xử lý) — hữu ích để theo dõi tiến trình giao hàng.
- Lịch sử thao tác: lịch sử các thao tác đã thực hiện trên đơn.
Với đơn nháp, cuối panel Thông tin có: Huỷ đơn, Cập nhật (lưu, vẫn giữ nháp), Tạo đơn (chuyển thành đơn chính thức).
3.4 Cài đặt đơn hàng
Bấm Cài đặt đơn hàng (góc trên phải trang Đơn hàng) để mở hộp thoại gồm:
Thông tin mặc định
Giá trị mặc định khi tạo đơn mới: ca lấy hàng, khối lượng/kích thước mặc định, các tuỳ chọn (Khai giá trị hàng, Giao/Trả 1 phần, Giao thất bại thu tiền), ghi chú đơn hàng/ghi chú xem hàng mặc định, tự động yêu cầu giao lại khi giao thất bại, dịch vụ vận chuyển mặc định.
Địa chỉ lấy hàng
Quản lý danh sách địa chỉ lấy hàng của shop: xem danh sách, Thêm địa chỉ lấy hàng, Đặt làm mặc định, xoá địa chỉ (trừ địa chỉ đang mặc định).
4. Cài đặt tài khoản
Truy cập Cài đặt ở menu trái, gồm mục Thông tin tài khoản.
Thông tin tài khoản
- Đổi mật khẩu: nhập Mật khẩu cũ, Mật khẩu mới, Nhập lại mật khẩu mới → bấm Đổi mật khẩu. Có icon ẩn/hiện mật khẩu ở mỗi ô.
Bấm Đăng xuất ở cuối menu trái để đăng xuất khỏi hệ thống.
5. Mẹo sử dụng
- Thiết lập sẵn địa chỉ lấy hàng mặc định và thông tin mặc định trong Cài đặt đơn hàng trước khi tạo đơn hàng loạt để rút ngắn thời gian nhập liệu.
- Dùng Lưu nháp khi chưa chắc thông tin (địa chỉ, sản phẩm) để tránh tạo đơn sai; vào tab Đơn nháp chỉnh sửa và bấm Tạo đơn khi đã đầy đủ.
- Với đơn tạo sai, chọn checkbox và dùng Huỷ đơn hàng loạt để dọn danh sách nhanh hơn (áp dụng cho Đơn nháp và Chờ bàn giao).
- Theo dõi tab Lịch sử trạng thái trong từng đơn để biết chính xác tiến trình lấy hàng/giao hàng và lý do nếu giao thất bại.
- Mã đơn sẽ đổi từ mã tự đặt (số) sang mã vận đơn GHN (chữ) ngay khi đơn được bàn giao — dùng mã vận đơn này để tra cứu/khiếu nại với GHN khi cần.